Belegerfassung in SAP FI: Grundlagen für Buchhalter (UC_FI_S42023)

Wenn du dich auf die SAP Financial Accounting Anwenderzertifizierung (UC_FI_S42023) vorbereitest, kommst du an einem Thema nicht vorbei: der Belegerfassung. Egal ob Hauptbuch, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung — alle Buchungen in SAP FI sind am Ende Belege. Wer das Belegkonzept versteht, hat einen großen Teil der Prüfung im Griff.

Aus über 250 Comcave-Teilnehmern in meinen FI-Kursen sehe ich: das Belegkonzept ist erstmal Theorie, klickt aber sofort, sobald man die ersten zwei, drei Buchungen am System gemacht hat. Ich gehe deshalb hier alle Bausteine konkret durch — vom Belegkopf bis zur Toleranzgruppe.

Was du laut Zertifizierungsleitfaden wissen musst

Aus dem offiziellen Leitfaden UC_FI_S42023 (Version 08/2024 V24.01):

• Buchungscode: UC_FI_S42023
• Softwarekomponente: SAP S/4HANA 2023
• 60 Fragen, 90 Minuten (Fachmodul)
• Bestehensgrenze: 55 % | mit Auszeichnung: 75 %
• 5 Jahre gültig
• Hilfsmittel: keine zugelassen
• Durchführung: Onlineprüfung bei einem SAP-Partner

Belegerfassung-relevante Themengebiete in der Prüfung:

• Hauptbuch — 11-20 % der Fragen (++)
• Grundlagen — 11-20 % (++)
• Debitorenbuchhaltung — 11-20 % (++)
• Anlagenbuchhaltung — 11-20 % (++)
• Abschluss — 11-20 % (++)
• Kreditorenbuchhaltung — 1-10 % (+)

5 von 6 Themengebieten sind hoch gewichtet. Die Belegerfassung schneidet alle diese Themen — denn jede Buchung im Hauptbuch, in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ist letztlich ein Beleg.

Was ist ein FI-Beleg überhaupt?

Ein FI-Beleg ist die zentrale Einheit, in der jeder einzelne Geschäftsvorfall in der Finanzbuchhaltung gespeichert wird. Er besteht aus zwei Teilen:

• Dem Belegkopf — mit allgemeinen Daten wie Buchungsdatum, Belegart, Buchungskreis, Währung
• Den Belegpositionen — mit den eigentlichen Buchungszeilen (Sachkonto, Soll/Haben-Betrag, Kostenstelle, Profitcenter)

Im Belegkopf gibst du die allgemeinen Daten ein — die wichtigsten Felder befinden sich auf der Einstiegsregisterkarte (Basisdaten), seltener genutzte Felder auf den anderen Registerkarten.

Jeder Beleg muss ausgeglichen sein: Soll-Summe = Haben-Summe. Das ist die fundamentale Regel der doppelten Buchführung — und SAP erzwingt sie technisch beim Buchen.

Die fünf Buchungsarten in SAP S/4HANA Finance

Mit SAP-Fiori-Apps in SAP S/4HANA (FI) kannst du folgende Buchungsarten durchführen:

• Sachkontenbuchungen — z.B. Geldtransfer von Bank zu Kasse
• Debitorenrechnungsbuchungen — Ausgangsrechnungen an Kunden
• Debitorengutschriftsbuchungen — Gutschriften an Kunden
• Kreditorenrechnungsbuchungen — Eingangsrechnungen von Lieferanten
• Kreditorengutschriftsbuchungen — Gutschriften von Lieferanten

Konkrete Beispiel-Buchungen:

• Sachkontenbuchung: 5.000 € werden vom Hausbankkonto abgehoben und in die Kasse gelegt → Buchung: Kasse 5.000 (Soll) / Bank 5.000 (Haben)
• Kreditorenrechnung: Aufwand 100.000 + Vorsteuer 10.000 (Soll) / Kreditor 110.000 (Haben)
• Debitorenrechnung: Debitor 220.000 (Soll) / Vertriebserlöse 200.000 + Ausgangssteuer 20.000 (Haben)

Die Belegart — wofür ist die da?

Die Belegart ist ein zentrales Steuerelement in jedem Beleg. Sie bestimmt:

• Aus welchem Nummernkreis die Belegnummer gezogen wird
• Welche Kontotypen (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlage, Material) zugelassen sind
• Ob eine Belegaufteilung stattfindet
• Welche Felder in der Belegerfassung sichtbar oder Pflicht sind

Pro Vorgang kannst du eine Belegart hinterlegen — diese wird dann als Vorschlagswert angezeigt und kann jederzeit überschrieben werden, sofern das Feld eingabebereit ist. Wenn du keine Belegart hinterlegst, schlägt das System Standard-Belegarten vor (z.B. KR bei einer Kreditorenrechnung).

Die wichtigsten Standard-Belegarten:

• SA — Sachkontenbuchung (z.B. Hauptbuch-Buchung wie Bank zu Kasse)
• KR — Kreditorenrechnung (Standard-Vorschlag bei Kreditorenrechnungs-Erfassung)
• DR — Debitorenrechnung
• DG — Debitorengutschrift
• KG — Kreditorengutschrift
• AB — Buchhaltungsbeleg
• AF — Anlagen-Abschreibungsbuchung

Vorerfassen, Buchen, Merken — drei Optionen pro Beleg

Das ist eines der wichtigsten Prüfungs-Konzepte. In der Belegerfassungstransaktion kannst du entscheiden, was mit dem Beleg geschehen soll:

• Buchen — der Beleg wird endgültig gespeichert, bekommt eine Belegnummer, geht in alle Auswertungen (Bilanz, GuV, Saldenliste) ein. Reversibel nur durch Storno.
• Vorerfassen — der Beleg ist gespeichert, hat eine vorläufige Belegnummer, fließt aber nicht in Bilanz/GuV ein. Typischer Einsatz: ein Sachbearbeiter erfasst, die endgültige Buchung wird durch den Buchhaltungsleiter freigegeben (Vier-Augen-Prinzip).
• Merken — der Beleg wird als Gemerkter Beleg (Held Document) zwischengespeichert, bekommt eine intern verwendete Nummer, ist aber unvollständig oder noch ohne Buchungsabsicht. Nutzt du, wenn du noch zusätzliche Daten holen musst.

Trainer-Tipp aus dem Kursalltag: Die Prüfung fragt das gerne so: „Welcher Beleg fließt nicht in die Bilanz?" → Vorerfasste und gemerkte Belege. Nur der gebuchte Beleg ist bilanzwirksam.

Belegkopf-Felder im Detail

In einer SAP-Fiori-App wie Hauptbuchbelege buchen oder Eingangsrechnungen anlegen gibst du im Belegkopf typischerweise folgende Daten ein:

• Buchungsbelegdatum (= Rechnungsdatum bei Eingangsrechnungen)
• Buchungsdatum — das Datum, das die Buchungsperiode bestimmt
• Buchungsbelegart — z.B. SA für Sachkontenbuchung
• Buchungskreis — z.B. GR## (Mandantengröße im Schulungsumfeld)
• Transaktionswährung — z.B. EUR
• Text — beliebiger Erläuterungstext

Bei Kreditoren- oder Debitorenrechnungen kommen Felder wie Lieferant/Kunde, Referenz, Betrag, Steuerkennzeichen dazu.

Texte in Belegen — der Sternchen-Trick

Zu jeder Belegposition kannst du einen erklärenden Text eingeben. Dieser kann intern oder extern verwendet werden. Wenn du den Text auch extern verwenden willst (z.B. für Mahnungen oder Zahlungsavise), gibst du ein Sternchen (*) vor dem Text ein.

Das Sternchen wird beim Ausdruck entfernt. Klassische Prüfungsfrage: Texte mit (*) erscheinen extern (auf Mahnungen, Avisen), Texte ohne (*) sind nur intern sichtbar.

Hilfsmittel beim Erfassen — Vorlagen sparen Zeit

SAP bietet drei Vorlagentypen, mit denen sich wiederkehrende Buchungen schneller erfassen lassen. Du erreichst sie über die Drucktaste Arbeitsvorlagen an:

• Erfassungsvarianten — bestimmte Bildschirm-Layouts mit vorausgewählten Spalten und Reihenfolgen (z.B. STANDARD 3_0100 oder Z_WITH_COST_CENTER)
• Kontiervorlagen (Account Assignment Templates) — vordefinierte Konto/Kostenstellen-Kombinationen, die mit einem Klick übernommen werden
• Gemerkte Belege — siehe oben „Merken"

Zusätzlich gibt es die App Buchungsbelegvorlagen verwalten. Hier wählst du Felder und Werte für eine bestimmte Verwendung, z.B. für das Einreichen und Buchen von Buchungsbelegen. Vorlagen können auch öffentlich (für die ganze Organisation) gemacht werden.

Der Buchungs-Ablauf: vom Eintippen bis zur Belegnummer

Ein typischer Buchungs-Workflow läuft so ab:

1. SAP Fiori App auswählen — z.B. Hauptbuchbelege buchen in der Gruppe „Hauptbuch" oder Eingangsrechnungen anlegen in der Gruppe „Kreditoren"
2. Belegkopf füllen — Buchungsbelegdatum, Buchungsdatum, Belegart, Buchungskreis, Währung
3. Belegpositionen erfassen — Sachkonto, Soll/Haben-Betrag, Kostenstelle, Profitcenter, Text
4. Simulieren (F9) — SAP zeigt dir die fertige Buchung mit allen automatisch generierten Positionen (Steuer, Profitcenter-Aktualisierung, Belegaufteilung), bevor du buchst
5. Buchen — endgültiges Speichern, das System vergibt eine Belegnummer
6. Erfolgsmeldung — typische SAP-Bestätigung wie „Der Buchungsbeleg xxxxxxxx wurde erfolgreich gesichert"
7. Belegnummer notieren — für die spätere Suche oder den Anschluss-Workflow

Wichtig: Erst nach dem Klick auf „Buchen" ist der Beleg endgültig. Bis dahin kannst du jederzeit alles ändern oder verwerfen.

Buchungsberechtigungen und Toleranzgruppen

SAP schützt vor versehentlichen oder zu großen Buchungen über sogenannte Toleranzgruppen. Pro Mitarbeiter werden vier Grenzen festgelegt:

1. Höchstbetrag pro Beleg (Summe aller Soll- oder Habenpositionen eines Belegs)
2. Höchstbetrag pro Belegposition in Verbindung mit einem Debitoren- oder Kreditorenkonto (Betrag pro offenem Posten)
3. Skontoprozentsatz, den der Mitarbeiter maximal zuweisen kann
4. Maximale Toleranz für Zahlungsdifferenzen (Über- oder Unterzahlung)

Beispiele zur Veranschaulichung:

• Sachbearbeiter (Toleranzgruppe „Leer"): 500.000 € pro Beleg, 300.000 € pro Kontokorrent-Position, 5 % Skonto
• Buchhaltungsleiter (z.B. Toleranzgruppe „SUPV"): 5.000.000 € pro Beleg, 800.000 € pro offenem Posten, 10 % Skonto

Wenn du als Sachbearbeiter eine Buchung über 600.000 € versuchst und du in der Toleranzgruppe „Leer" mit Limit 500.000 € bist — SAP weist die Buchung ab. Das ist eine eingebaute Sicherheitsschicht, kein Bug.

Mit Übungsfragen vertiefen

Du bereitest dich auf die SAP FI Anwenderzertifizierung (UC_FI_S42023) vor und willst Belegerfassungs-Fragen sicher beantworten? Auf sapprep.de hast du 147 prüfungsnahe FI-Fragen mit ausführlichen Erklärungen — strukturiert nach den offiziellen Themenblöcken inkl. Hauptbuch, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung. Erste 15 Fragen kostenlos: app.sapprep.de/demo. Mit dem Code SOFORT15 bekommst du 15 % Rabatt für den vollen Zugang ab 59 €.

Verwandte Themen

• Hauptbuch in SAP S/4HANA — was Buchhalter wissen müssen (UC_FI)
• Debitorenbuchhaltung in SAP S/4HANA
• SAP Foundation Level — Tipps zum Bestehen
• SAP Prüfung als Quereinsteiger ohne IT-Erfahrung bestehen
• Strategien für die SAP-Anwenderzertifizierung
• AVGS und Bildungsgutschein für SAP-Kurse
• Welche SAP-Zertifizierung passt zu mir? — kostenloses 2-Min-Quiz
• Alle 1.379 Anwenderzertifizierungs-Fragen im Überblick

Offizielle Quelle

Die Inhalte dieses Artikels beziehen sich auf die offizielle SAP-Zertifizierung (UC_FI_S42023). Den verbindlichen, aktuellen Stand – Prüfungsaufbau, Themen und Voraussetzungen – findest du direkt bei SAP:

• SAP Learning – offizielle Zertifizierungsübersicht