Module12 Min. Lesezeit

Bezugsquellenfindung in SAP MM: Infosatz, Orderbuch, Kontrakt, Quotierung (UC_MM)

MBAutor: Mario Bahunek — SAP-zertifizierter Trainer

22. Mai 2026LinkedIn

Wenn du dich auf die SAP Material Management Anwenderzertifizierung (UC_MM_S42023) vorbereitest, ist die Bezugsquellenfindung einer der zentralen Themenblöcke. Sie verbindet die Welten Stammdaten (Einkaufsinfosatz), Rahmenverträge (Kontrakt, Lieferplan), das Orderbuch und die Quotierung — die vier Werkzeuge, mit denen SAP automatisch entscheidet, woher und in welchem Verhältnis ein Material bezogen wird.

Aus über 250 Comcave-Teilnehmern in meinen MM-Kursen weiß ich: das Thema sieht auf den ersten Blick trocken aus, hat aber zwei klassische Stolperfallen in der Prüfung — die Reihenfolge der Werkzeuge und die Quotierung. Ich gehe beides in diesem Artikel durch.

Was du laut Zertifizierungsleitfaden wissen musst

Aus dem offiziellen Leitfaden UC_MM_S42023 (Version 12/2024 V24.01):

Buchungscode: UC_MM_S42023
Softwarekomponente: SAP S/4HANA 2023
60 Fragen, 90 Minuten (Fachmodul)
Bestehensgrenze: 55 % | mit Auszeichnung: 75 %
5 Jahre gültig
Hilfsmittel: keine zugelassen
Durchführung: Onlineprüfung bei einem SAP-Partner

Bezugsquellenfindungs-relevante Themengebiete in der Prüfung:

Bestellabwicklung — über 20 % der Fragen (+++) — der größte Block
Bezugsquellenfindung — 11-20 % (++)
Stammdaten — 11-20 % (++)
Grundlagen — 11-20 % (++)
Freigabeverfahren — 1-10 % (+)
Materialbestandbewertung — 1-10 % (+)
Verbrauchsmaterial — 1-10 % (+)

Bestellabwicklung + Bezugsquellenfindung zusammen sind 30-40 % der gesamten Prüfung — wer diese beiden Blöcke beherrscht, hat einen wesentlichen Anteil sicher.

Was bedeutet Bezugsquellenfindung überhaupt?

Wenn ein Material in deinem Unternehmen benötigt wird, entsteht zunächst eine Bestellanforderung (BANF) — entweder manuell durch einen Anwender (z.B. Mitarbeiter im Self-Service) oder automatisch durch die Materialbedarfsplanung (MRP). Die BANF sagt: „Wir brauchen X Stück von Material Y bis Datum Z."

Die Bezugsquellenfindung ist der Schritt danach: SAP entscheidet, von welchem Lieferanten oder aus welchem Rahmenvertrag dieses Material beschafft wird. Es gibt dafür vier Werkzeuge, die zusammenspielen:

Einkaufsinfosatz — die Verknüpfung Lieferant ↔ Material mit Preis- und Konditionsdaten. Der „Steckbrief" einer Lieferanten-Material-Beziehung.
Rahmenvertrag — also Kontrakt oder Lieferplan. Längerfristige Vereinbarung mit festen Konditionen.
Orderbuch — die zentrale Steuerung: welche Quellen sind wann zulässig, welche bevorzugt, welche gesperrt.
Quotierung — wenn du den Bedarf prozentual auf mehrere Lieferanten verteilen willst (z.B. 60 % / 40 %).

Die Reihenfolge ist wichtig in der Prüfung. Vereinfacht: das Orderbuch sagt, wer überhaupt darf, die Quotierung sagt, wie aufgeteilt wird, Kontrakt und Infosatz liefern die Konditionen.

Der Einkaufskontrakt

Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag für einen längeren Zeitraum (typisch 1-5 Jahre), in dem du mit einem Lieferanten eine Gesamtabnahmemenge oder einen Gesamtwert vereinbarst — aber noch keine konkreten Liefertermine. Die einzelnen Lieferungen werden später als Kontraktabrufe (= Bestellungen mit Bezug zum Kontrakt) angelegt.

Aufbau wie bei allen Einkaufsbelegen: Belegkopf mit Lieferant, Vertragslaufzeit, Vertragsart und Kopfkonditionen — und Belegpositionen mit Material, Gesamtmenge, Preis.

Mengenkontrakt vs. Wertkontrakt

Mengenkontrakt (Vertragsart MK) — die Gesamtmenge ist fix vereinbart. Beispiel: Kontrakt über 10.000 Stück Material M-01 zu 450 € pro Stück, gültig 01.01.2024-31.12.2025. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn die 10.000 Stück abgerufen sind.
Wertkontrakt (Vertragsart WK) — der Gesamtwert ist fix. Beispiel: 120.000 € Gesamtvolumen, frei verteilbar auf mehrere Materialien. Erfüllt, wenn die 120.000 € erreicht sind.

Prüfungstipp aus dem Kursalltag: Die typische Frage ist nicht „was ist ein Kontrakt", sondern „welche Vertragsart wählst du, wenn…" — meistens entscheidet die Beschreibung der Geschäftslage (feste Menge vs. flexibles Budget). Lies die Fallbeschreibung genau.

Abrufdokumentation

Jeder Kontrakt führt automatisch Buch über seine Abrufe: Nummer des Kontraktabrufs, Bestelldatum, abgerufene Menge und Bestellwert. Damit siehst du jederzeit, wie viel vom Kontrakt schon ausgeschöpft ist. Im System aufrufbar über Position → Statistik → Abrufdokumentation.

Lieferplan — die andere Form des Rahmenvertrags

Ein Lieferplan ist enger getaktet als der Kontrakt: hier vereinbarst du nicht nur die Gesamtmenge, sondern direkt die konkreten Liefertermine und -mengen in sogenannten Einteilungen. Typisch in der Just-in-Time-Beschaffung (Automotive, Serienproduktion). Du brauchst dann keine separaten Bestellungen — der Lieferplan selbst ist der Versorgungsbeleg.

Das Orderbuch — wer darf wann liefern?

Das Orderbuch ist das zentrale Werkzeug, um pro Material und Werk festzulegen, welche Bezugsquellen zu welchem Zeitpunkt zulässig, bevorzugt oder gesperrt sind. Es wird bei jeder automatischen Bezugsquellenermittlung (im Einkauf und in der MRP) ausgewertet.

Die Felder im Orderbuch

Pro Eintrag pflegst du:

Gültigkeit — Zeitraum von-bis, in dem die Bezugsquelle zulässig ist
Bezugsquelle — z.B. Kontrakt 4711, Kontrakt 4712, Infosatz Lieferant ABC, Infosatz Lieferant XYZ
Fix — Kennzeichen für die bevorzugte Bezugsquelle in einem Zeitraum. Wenn ein Eintrag fix ist, wird er bei der automatischen Bezugsquellenermittlung als erstes gewählt.
Gsp (Gesperrt) — Bezugsquelle darf in diesem Zeitraum nicht verwendet werden
Dispo — Verwendung in der Disposition (= MRP-Lauf). Nur diese Einträge zieht die Bedarfsplanung heran.

Orderbuchpflicht

Du kannst pro Material (oder pauschal pro Werk) festlegen: Orderbuchpflicht. Bedeutet: das Material darf nur über die im Orderbuch eingetragenen Quellen bezogen werden. Das Kennzeichen sitzt in den Einkaufsdaten des Materialstammsatzes — bei werksweiter Orderbuchpflicht im Customizing des Werks.

Aus dem Kursalltag: Wenn Teilnehmer in der Übung am System eine Bestellung anlegen wollen und einen Fehler bekommen wie „keine zulässige Bezugsquelle" — fast immer ist es die Orderbuchpflicht ohne gültigen Eintrag im Orderbuch.

Drei Wege, das Orderbuch zu pflegen

Manuell pro Material/Werk — Transaktion ME01 Orderbuch pflegen. Einzelne Einträge erfassen.
Aus Rahmenvertrag oder Einkaufsinfosatz übernehmen — beim Anlegen/Ändern eines Kontrakts oder Infosatzes direkt ins Orderbuch übernehmen über Position → Orderbuch pflegen.
Automatisch generieren lassen — das System kann alle vorhandenen Bezugsquellen eines Materials in einem Schritt ins Orderbuch eintragen. Sammelverfahren ME05 (mehrere Materialien) oder Einzelverfahren. Es gibt eine Vorschaufunktion zum Simulieren.

Die Quotierung — wenn mehrere Lieferanten liefern sollen

Hier wird es interessant. In der Realität willst du oft nicht nur einen einzigen Lieferanten für ein Material — selbst wenn der den besten Preis hat. Typische Gründe aus der Praxis:

Versorgungssicherheit — wenn Lieferant A ausfällt, übernimmt B
Verhandlungsmacht — solange du zwei Lieferanten parallel beziehst, kannst du Preise besser drücken
Kapazitätsgrenzen — ein Lieferant allein kann nicht den ganzen Bedarf decken
Geopolitik / Compliance — Streuung über mehrere Länder reduziert Klumpenrisiko

Die Quotierung (Quota Arrangement) ist das Werkzeug dafür: sie verteilt den Bedarf prozentual auf mehrere Bezugsquellen.

Beispiel aus dem Kursalltag

Material M1 im Werk 1010 soll zu 60 % von Lieferant 1001 und zu 40 % von Lieferant 1002 bezogen werden. Du legst eine Quotierungsregel mit zwei Einträgen an und pflegst die Quoten 3 zu 2 (entspricht 60:40). Bei jeder neuen Bestellanforderung wählt das System automatisch die Bezugsquelle, die der vereinbarten Quote nach noch dran ist.

Wie SAP entscheidet: der Quotierungsfaktor

Das System rechnet pro Bezugsquelle einen Quotierungsfaktor aus:

Quotierungsfaktor = (bisher bezogene Menge + Quotierungsbasismenge) ÷ Quote

Bei jeder neuen Bestellung gewinnt automatisch die Bezugsquelle mit dem niedrigsten Faktor. So pendelt sich die Verteilung im Lauf der Zeit auf die vereinbarte Quote ein. Mit der Quotierungsbasismenge kannst du einen Startwert vorgeben — z.B. „Lieferant A startet schon mit 200 Stück Vorsprung", wenn du das Verhältnis künstlich verschieben willst.

Quotierungsverwendung im Materialstamm

Damit die Quotierung überhaupt greift, muss im Materialstamm (Sicht Einkauf) die Quotierungsverwendung gepflegt sein. Das ist ein 3-stelliger Schlüssel, der steuert, in welchen Vorgängen die Quotierung wirkt:

1 — Bestellanforderung
2 — Bestellung
4 — Materialbedarfsplanung (MRP-Lauf)
5 — Anlieferung (Lieferplan)
6 — Produktionsauftrag

Die Werte sind kombinierbar — z.B. eine Quotierungsverwendung, die sowohl in der MRP als auch in der manuellen BANF greift.

Wichtige Transaktionen

MEQ1 — Quotierung pflegen
MEQ3 — Quotierung anzeigen
MEQ4 — Quotierungsfaktor zurücksetzen (z.B. zum Jahresbeginn, wenn die Quote neu starten soll)
MEQM — Quotierung Massenpflege

Prüfungstipps zur Quotierung

Aus meinen MM-Kursen die zwei häufigsten Fehler in der Prüfung:

„Die Quotierung wirkt automatisch" — falsch. Sie wirkt nur, wenn (a) im Materialstamm die Quotierungsverwendung gepflegt ist UND (b) eine gültige Quotierungsregel existiert. Ohne beides wird sie ignoriert.
Reihenfolge in der Bezugsquellenfindung — die Quotierung ist kein Ersatz für das Orderbuch, sondern ergänzt es. Das Orderbuch sagt, wer überhaupt darf — die Quotierung verteilt zwischen den Erlaubten.

Es gibt auch eine Mindestbestellmenge pro Quotierungseintrag: wenn der einzelne Bedarf darunter liegt, geht alles an die nächste Quote (vermeidet Mini-Bestellungen, die sich nicht lohnen).

Bestellanforderung mit Bezugsquellenfindung — Transaktion ME51N

Die Bezugsquellenfindung läuft typischerweise beim Anlegen einer Bestellanforderung. Für Einkäufer gibt es dafür die erweiterte Transaktion ME51N (Anlegen), ME52N (Ändern), ME53N (Anzeigen). Anders als die Self-Service-App sind das Einbildtransaktionen: alle Daten auf einem zentralen Bildschirm.

Die Bildbereiche

Kopf — Daten für den gesamten Beleg (interne Kopfnotiz, ggf. Freigabeverfahren-Info)
Positionsübersicht — Material, Menge, Lieferdatum, Werk
Positionsdetail — zusätzliche Daten wie Texte oder Kontierung
Belegübersicht — andere Belege als Vorlage (BANFen, Bestellungen, Kontrakte)
Bezugsquellenfindung-Häkchen oben — aktiviert die automatische Bezugsquellenermittlung beim Anlegen der Position
Katalog-Integration — über das OCI (Open Catalog Interface) können externe Webkataloge angebunden werden

Kontierung — Einfach oder Mehrfach?

Wenn Materialien direkt für ein Kontierungsobjekt (z.B. eine Kostenstelle) angefordert werden, gibst du im Positionsdetail einen Kontierungstyp an:

Einfachkontierung — Kosten gehen komplett auf eine Kostenstelle
Mehrfachkontierung — Kosten verteilen sich auf mehrere Kostenstellen, entweder mengenmäßig, wertmäßig oder prozentual

Beispiel: 90 Bürostühle, verteilt auf 3 Kostenstellen à 33,3 % = 30 Stühle pro Kostenstelle. Erhöhst du die Gesamtmenge auf 120, passt das System die Verteilung automatisch an: 40 Stühle pro Kostenstelle.

Klassische Prüfungsfalle: Bei einer mehrfachkontierten Bestellposition kann das System die Bestellmenge nicht automatisch zu gleichen Teilen aufteilen — die Mengen müssen manuell gepflegt werden. Die Aufteilungslogik gibt's nur, wenn du im Kontierungstyp aktiv „prozentual" wählst und Prozente einträgst.

Bearbeitungsstatus und Belegfluss in der BANF

Mit dem Bearbeitungsstatus einer Bestellanforderungsposition siehst du jederzeit, wie weit der Beschaffungsprozess ist. Mögliche Status:

Nicht bestellt
Bestellt (Folgebeleg Bestellung wurde angelegt)
Angefragt (Folgebeleg Anfrage wurde angelegt)
In Rahmenvertrag umgesetzt

Auf der Registerkarte Status findest du auch die Entwicklung referenzierter Folgebelege — Bestellung, Wareneingang, Rechnung — direkt aus der BANF heraus.

Manuell oder automatisch angelegt?

Auf der Registerkarte Ansprechpartner gibt es das Erstellungskennzeichen. Werte: Realtime (Manuell) oder Automatisch. Für Einkäufer wichtig, weil eine MRP-getriggerte BANF anders behandelt wird als eine vom Self-Service.

Vorlagen für Bestellanforderungen

Für häufig angeforderte Materialien kannst du Vorlagen anlegen — entweder als persönliche Vorlage (nur du) oder als Standardvorlage (für alle Benutzer). Standardvorlagen brauchen das Berechtigungsobjekt M_TEMPLATE.

Bedienung: Drucktasten Als Vorlage sichern und Aus Vorlage laden in der Transaktion oben. Beim Laden kannst du wählen, ob Kopf- und Positionsdaten oder nur Positionsdaten kopiert werden.

Was Anwender konkret im Job tun

Die Bezugsquellenfindung ist nicht etwas, was du tagtäglich konfigurierst — die Stammdaten (Infosätze, Kontrakte, Orderbuch, Quotierung) werden meist einmalig oder bei Vertragsänderungen gepflegt. Aber als Einkäufer oder Disponent bewegst du dich täglich in dieser Logik:

BANF entsteht — durch Self-Service oder Disposition (siehe auch Beschaffungsprozess Procure-to-Pay)
Bezugsquellenfindung läuft — automatisch oder beim Anlegen mit Häkchen aktiviert
System wählt Quelle — Orderbuch zulässig? Quotierung aktiv? Kontrakt vorhanden? Infosatz als Fallback?
BANF in Bestellung umwandeln — manuell mit ME21N oder automatisch mit ME59N
Wareneingang + Rechnung verfolgen — über den Bearbeitungsstatus der BANF

Im MRP-Lauf (Bedarfsplanung) passiert das gleiche automatisch für alle dispositiv geführten Materialien: das System schaut ins Orderbuch, prüft die Quotierung, wählt die fixe oder dispo-relevante Bezugsquelle, und legt automatisch eine BANF an — zugeordnet zum richtigen Kontrakt oder Infosatz.

Mit Übungsfragen vertiefen

Du bereitest dich auf die SAP MM Anwenderzertifizierung (UC_MM_S42023) vor und willst Bezugsquellenfindungs-Fragen sicher beantworten? Auf sapprep.de hast du 278 prüfungsnahe MM-Fragen mit ausführlichen Erklärungen — strukturiert nach den offiziellen Themenblöcken inkl. Bestellabwicklung, Bezugsquellenfindung, Stammdaten und Materialbewertung. Erste 15 Fragen kostenlos: app.sapprep.de/demo. Mit dem Code SOFORT15 bekommst du 15 % Rabatt für den vollen Zugang ab 59 €.

Offizielle Quelle

Die Inhalte dieses Artikels beziehen sich auf die offizielle SAP-Zertifizierung (UC_MM_S42023). Den verbindlichen, aktuellen Stand – Prüfungsaufbau, Themen und Voraussetzungen – findest du direkt bei SAP:

SAP Learning – offizielle Zertifizierungsübersicht

Bereit für die SAP MM Prüfung?

Starte mit 15 kostenlosen Fragen oder schalte alle 278 SAP MM Übungsfragen frei — ab 59€, lebenslanger Zugang.

→ 15 Fragen kostenlos testen → SAP MM Details & Preis

← Zurück zum Blog ← Zurück zur Startseite